Quali sono i punti di forza del miglior programma di gestione magazzino nel retail?
Di programmi per la gestione dei flussi di magazzino ne esistono un’infinità, specialmente per chi opera nel retail. Attività come la gestione degli ordini, i carichi e gli scarichi di magazzino, gli inventari sono considerate caratteristiche entry level per chiunque si appresti ad acquistare uno di questi software, proprio come avviene nell’acquisto di una casa: l’acquirente dà per scontato che sia fruibile, dotata di sistema elettrico e idraulico, riscaldata, climatizzata, coibentata e se possibile ad alta efficienza energetica. Ma il mercato, lo sappiamo, offre di tutto e di più e allora come scegliere tra la miriade di proposte il prodotto che fa al caso nostro?
In questo articolo proveremo a dare alcuni suggerimenti da tenere presenti nella selezione rifacendoci alla metafora della costruzione di una casa, dove il risultato è il frutto di scelte accurate in tutte le fasi, dalla progettazione alla costruzione, all’utilizzo quotidiano.

1. La progettazione: codifica dei Prodotti e calcolo di Listini e costi

Una delle criticità spesso manifestate da chi lavora nel commercio al dettaglio riguarda la fase di partenza: la codifica improvvisata, parziale o per nulla “smart” degli articoli; un limite che nasce talvolta per mancanza d’esperienza, sottovalutazione o poco tempo a disposizione e che si trascina negli anni successivi. E così ci si ritrova con codici prodotto “non parlanti” e classificazioni merceologiche che impediscono adeguate analisi di magazzino.

Verifichiamo sempre che il sistema preveda almeno un paio di varianti (nel fashion, taglia e colore sono imprescindibili, drop e statura opzionali) e una decina di livelli di classificazione degli articoli: stagione, marchio, genere, reparto, categoria, materiale, fornitore ecc…
Una configurazione ad Albero delle categorie, se presente, aiuterà a semplificare la navigazione dei prodotti o la loro ricerca.
Infine, la creazione di una scheda articolo completa e corredata di foto diverse per il negozio, l’ecommerce, i marketplace e i social, rappresenta uno sforzo che ripaga nel momento in cui entreremo in nuovi canali di vendita.
Più in generale, un buon gestionale di magazzino per il retail consente l’inserimento guidato degli articoli in molteplici modi.

Se il software permette il caricamento degli articoli attraverso un lettore barcode integrato, avremo il vantaggio di:

• leggere il barcode e digitare la quantità
• recuperare e aggiornare i dati di una scansione fatta in precedenza

Se invece non è presente un lettore barcode integrato al sistema, per ridurre i tempi delle attività di caricamento degli articoli diventano utilissime le funzioni di import barcode e articoli e i relativi export su fogli di lavoro per i controlli del caso.

Proseguendo nel processo, consideriamo che agli articoli devono poter essere agganciati i listini prezzo, ad esempio per negozio, outlet, nazione ecc. La dinamica dei prezzi è fondamentale per il calcolo del margine. Avere la possibilità di caricare costi di acquisto, di fattura, prezzi di vendita, costi medi o altri costi sostenuti dall’azienda aiuterà a calcolare la redditività del proprio business in qualsiasi momento.

2. La costruzione e i materiali: gli ordini di acquisto

Come per la costruzione di una casa, per prima cosa è necessario acquistare il materiale. La fase degli acquisti non va derubricata alla ricerca del miglior fornitore e alla trattativa economica, ciò che poi conta è lo sfruttamento ottimale di quanto è stato acquistato. Nel retail la gestione degli acquisti è un processo propedeutico alla vendita e come tale va immaginato.
Un buon sistema di magazzino si valuta dalla capacità di consentire il controllo sistematico della merce ordinata, consegnata e in arrivo, per l’intera rete e per il singolo punto vendita.

3. L’impianto idraulico: i flussi di magazzino

Un sistema idraulico adeguato garantisce la presenza dell’acqua alla giusta pressione nelle zone della casa dove serve (cucina, bagni, lavanderia, locale caldaia): pompa l’acqua quando apriamo i rubinetti e ne blocca la fuoriuscita quando li chiudiamo. Il funzionamento del magazzino segue le stesse logiche: mantiene lo stock necessario e lo mette a disposizione quando serve; riversa nei punti vendita gli articoli mancanti provvedendo in automatico ai riassortimenti; segnala le anomalie e si riadatta alle richieste provenienti dai vari punti vendita.
La scelta di un buon gestionale di magazzino si fonda sulla varietà delle opzioni a disposizione. L’entrata merce, ad esempio, non può essere univoca, ma differenziata per “entrata da fornitore” (in tal caso importeremo gli articoli dall’ordine caricato a sistema) o “entrata libera” (qualora non vi sia un ordine precaricato); quest’ultima andrà gestita in modo diverso a seconda che si tratti di un iniziale caricamento di merce, un riassortimento, un ordine programmato o una tantum.
Fondamentali sono inoltre la possibilità di riscontrare la quantità della merce e la verifica di costi e prezzi.
Importando le righe dall’ordine si ha l’esatta percezione della merce ordinata, consegnata e in attesa di consegna.
Un altro aspetto da considerare nella scelta di un buon sistema di magazzino riguarda l’efficienza della ricerca dei documenti di entrata e uscita merce, come i trasferimenti a negozio o le prenotazioni.
Infine, attenzione particolare va posta alle tipologie di inventari disponibili: a negozio chiuso, a negozio aperto, stagionali, per classificazione, per reparto, globali, parziali o a campione. Le funzioni devono consentire il calcolo automatico delle differenze inventariali e la loro valorizzazione.
Ciò che conta è avere sempre a disposizione diverse modalità operative. Per l’esecuzione di un nuovo inventario, ad esempio, è importante che un sistema non cancelli ogni volta le rilevazioni precedenti, bensì consenta di sovrascrivere l’esistente andando a modificare solo ciò che è variato.
Anche per quanto riguarda la chiusura dell’inventario, prima dell’emissione del documento di rettifica, è fondamentale avere la possibilità di effettuare più controlli.
Quando le differenze inventariali di un negozio sono numerose, è utile che la sede possa bloccare l’inventario per indagarne il motivo. Lo sblocco in taluni casi avviene tramite password.

Un interessante concetto da considerare è l’inventario basato sulle zone: suddividendo tutti gli spazi espositivi sia quelli del negozio che quelli del magazzino in aree ben distinte è possibile eseguire l’inventario in momenti diversi. Per migliorare l’operatività, meglio ancora se esistono wizard intuitivi che guidano nell’esecuzione del processo.

Come ulteriore elemento di valutazione, teniamo presente che Il miglior programma di gestione Magazzino non può esimersi dall’essere utilizzato con un terminale in mobilità (tablet o smartphone) dotato di lettore incorporato. In tal caso sarà possibile gestire tutti i flussi di magazzino attraverso un’app in totale libertà.

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4. Il sistema elettrico: la mappatura degli articoli e la stampa etichette

Il sistema elettrico mappa e collega prese e punti luce, così da non lasciarci mai al buio e permetterci di trovare ciò che ci serve. All’interno di un punto vendita non è possibile riconoscere l’articolo a vista, la merce va etichettata per renderla rintracciabile. Un buon sistema aiuta a stampare le etichette da più fonti: dal documento, da una scansione, da una ricerca manuale oppure direttamente dall’ordine del fornitore; e a generare liste di etichette. La stampa di etichette o barcode deve poter essere fatta per singolo negozio e a partire da tutti i tipi di movimento, dai trasferimenti di articoli ad altri negozi, ai resi fino ad arrivare ai contenziosi.
Una funzione importante da considerare nella scelta di un gestionale di magazzino è che la lettura delle scansioni sia possibile da altri dispositivi, ad esempio, terminali barcode o app dedicate. Infine, molto utile se presente è la funzionalità di riconoscimento dei barcode validi da quelli non validi.

5. Il sistema domotico: il controllo del magazzino da remoto

La domotica semplifica la vita delle famiglie, solleva dalle operazioni ripetitive e aiuta a risparmiare tempo. L’utilizzo di filtri o funzioni di ricerca in un software sono assimilabili a sistemi domotici e si rivelano utilissimi nell’operare quotidianamente con i sistemi di magazzino.
Nel miglior programma di gestione magazzino non possono mancare analisi di magazzino in real time sulle giacenze, come lo stock disponibile, contabile, impegnato o rettificato, suddiviso per filiale, taglia, colore, articolo e arricchito dalla relativa valorizzazione.
Anche il tracciamento dei trasferimenti tra negozi rappresenta una funzionalità essenziale, come lo è il calcolo del sell-through (la percentuale di merce venduta al cliente finale rispetto a quella ricevuta dal fornitore ed immessa sul mercato) che rappresenta la capacità dell’azienda di far girare il proprio magazzino; ad esempio, il sell-through aiuta a decidere se spostare uno stock da un negozio ad un altro (in cui magari ci sono state vendite superiori), ottenendo un risparmio sui costi di giacenza e garantendo sempre la disponibilità del prodotto. In questo modo si ottimizzano le scorte di magazzino, evitando l’eccesso di stock o perdita di occasioni di vendita.

6. La connessione di rete: l’e-commerce

Complici i lockdown e le restrizioni agli spostamenti dovuti al Covid-19, la presenza nelle case di connessioni stabili a internet è cresciuta sensibilmente per far fronte a smart working e didattica a distanza. Nel settore retail, l’epidemia di Covid ha accelerato di molto un processo in atto, ma che fino ad allora procedeva in modo lento, quasi disincantato, portando alla ribalta in modo prepotente il tema dell’ecommerce.
In quest’epoca digitale, un programma per la gestione di magazzino per cui valga la pena investire, è quello integrato o integrabile facilmente ad un sistema di ecommerce, dove cioè poter gestire in un unico punto le giacenze che andranno ad alimentare il negozio fisico e l’online e far confluire le vendite dei vari canali in un ambiente di fatto omnichannel.

7. Semplice e intuitivo

Perché il risultato della nostra costruzione sia soddisfacente, è importante che ogni sua parte sia semplice e intuitiva da utilizzare. Traslando il discorso a un Software Gestionale, intuiamo immediatamente che la facilità d’uso e la ridotta necessità di formazione sono uno degli elementi chiave su cui concentrarsi.
L’usabilità di un sistema si misura dalle semplificazioni che offre: ad esempio, dalla possibilità di stampare le etichette direttamente dal documento di entrata merce con un semplice click, oppure nel caso dei trasferimenti merce da un negozio all’altro, dall’utilizzo dei colori per evidenziare le quantità trasferite da quelle riscontrate.

Non dimentichiamoci che la selezione del miglior programma di Gestione Magazzino si trasforma anche in una scelta di cuore, perché una casa è calore e famiglia, e allora ciò che conta è sentirsi bene con chi condividiamo le mura. Il rapporto con il fornitore diventa perciò un elemento di peso nel rush finale, quando a contendersela sono rimasti in pochi.