Il Software Gestionale di Cassa dirige da sempre tutti gli aspetti della vendita in negozio. Pagamenti e scontrini, fatturazione, loyalty… Un panorama vasto nel quale si introduce, anno dopo anno, l’innovazione tecnologica, che contribuisce a portare una ventata di freschezza e di novità nel settore Retail. Ma oggi non parleremo di Metaverso, o dei tanto chiacchierati non-fungible token (NFT). Oggi rimaniamo saldi al caro “vecchio” gestionale di cassa, che poi tanto vecchio non è, perché anch’esso, nonostante le funzionalità granitiche di cui necessita da sempre, evolve e si rinnova.
Non più solo Software registratore di Cassa, strumento per chiudere e fiscalizzare una vendita; il Gestionale di Cassa diventa un alleato del personale per consolidare la Selling Ceremony. Il punto di forza della vendita fisica oggi infatti, sta proprio nel portare il più possibile un’esperienza di vendita fluida, veloce e ricca di informazioni, migliorando la Customer Experience.

Cos’è il Software Gestionale per negozi: una panoramica

Il Software che gestisce il punto Cassa in negozio può essere sostanzialmente di due tipologie:

• On-premise: installato localmente in un terminale. L’intera infrastruttura viene gestita dall’azienda che lo utilizzerà.
• Saas (Software as a Service): è basato sulla tecnologia Cloud. Il servizio è accessibile semplicemente attraverso un Browser.

Il Gestionale di Cassa svolge molte più funzioni rispetto a un semplice punto Cassa, dove il focus è solo la vendita base. Oltre a tutti gli aspetti e le funzionalità che richiede la vendita in negozio (e che vedremo in seguito), il Gestionale interagisce principalmente con altri due Software:

• CRM/CDP: Software che gestisce tutta la parte legata al mondo dei Clienti e ne colleziona i dati da diversi canali, organizzandoli in modo da ottenere una Single Customer View completa (con anagrafiche, abitudini d’acquisto, comportamenti online). L’interazione tra i due è necessaria per poter associare i clienti Fidelity alle vendite, per avere un quadro sempre più completo sulla situazione dei singoli clienti, per attivare piani di Fidelity & Loyalty e progettare in seguito attività marketing sempre più mirate e pertinenti.

• Software di Magazzino: l’integrazione tra il Software di Cassa e quello di Magazzino è fondamentale per avere le giacenze sempre allineate e controllare l’intero ciclo di vita dell’inventario, dall’acquisto della merce fino all’esposizione in negozio (o alla vendita online).

Ma quali sono le funzionalità che un buon Sistema di Cassa deve avere per gestire la vendita in negozio nel migliore dei modi?

Le funzionalità di un Software gestione Cassa per il negozio: i Must Have

1. Apertura e Chiusura di Cassa

Con l’apertura di giornata si dichiara il fondo cassa del cassetto contanti (nei casi in cui questo sia previsto).
La chiusura, invece, è necessaria per recuperare i totali dei registratori telematici presenti in negozio, verificare la quadratura tra i contanti nel cassetto e quelli rilevati dai registratori telematici, e si conclude infine con l’emissione dello scontrino di chiusura dal registratore telematico (Z Report).

2. La vendita semplice

Cosa sarebbe un Software di Cassa senza la vendita semplice? Inutile dire che è la funzionalità base per tutti i Gestionali di Cassa. Le operazioni fondamentali da gestire sono:

• Ricercare articoli tramite Barcode, o in alternativa con il relativo codice articolo
• Comporre il carrello con gli articoli da vendere
• Selezionare il metodo di pagamento
• Emettere lo scontrino di vendita.

3. Gestire più modalità di pagamento

Mobile Payment, pagamenti digitali, Carte Contactless, Satispay, Apple Pay… Oggi il consumatore ha a sua disposizione una vasta gamma di scelte per pagare in modo sempre più digital. Un sistema di Cassa completo dovrebbe permettere di gestire in negozio più metodi di pagamento, adeguandosi al mercato dei pagamenti cashless.
Quindi non solo il classico pagamento in contanti, ma anche:

• Carta di Credito / Bancomat
• Apple Pay
• Pagamento con Gift Card
• Pagamento tramite Buono Merce.

Ancora meglio, se il Software offre la possibilità di utilizzare più metodi di pagamento anche all’interno della stessa vendita.

4. Gestione Gift Card

Le Gift Card sono diventate nel tempo uno strumento di marketing per la fidelizzazione.
Ogni Gift Card regalata, rafforza il legame con il brand, oppure genera una relazione del tutto nuova con la persona che usufruisce del buono.

Il Software di Cassa dovrebbe dunque prevedere l’emissione della Gift Card e, di conseguenza, accettarlo come metodo di pagamento, possibilmente su tutta la rete di negozi o nell’eCommerce, indipendentemente dal negozio in cui questa sia stata emessa.

5. Riconoscimento Clienti e Fidelity

Quando il Brand ha in piedi un programma fedeltà, è fondamentale che il Software di Cassa consenta di associare alla vendita il Cliente Fidelity, ricercandolo per Barcode della tessera, o per dati anagrafici (come nome e cognome, o email).

Il programma fedeltà è studiato per ricompensare i clienti fidelizzati ogni volta che acquistano, incoraggiandoli a tornare. La maggior parte dei Loyalty Program prevede l’assegnazione di punti fidelity a ogni acquisto da parte del cliente. Una volta accumulati, i punti fanno guadagnare un premio, a esempio sconti, omaggi, condizioni speciali ecc..

Il gestionale consente quindi di attivare più programmi Loyalty, dando ai clienti fidelizzati accesso a sconti, premi o esperienze esclusive.
L’associazione istantanea del cliente al carrello dovrebbe permettere di visualizzare, gestire e spendere i punti dei programmi Loyalty attivati per il suo profilo.

6. Vendita con Fattura

Un buon sistema di Cassa deve dare la possibilità di emettere la fattura da una vendita.
Inserendo quindi i dati di fatturazione del cliente (Partita Iva o Codice Fiscale, ed email PEC), verrà emessa la fattura che può essere:

• solo fattura elettronica (fattura diretta)
• fattura elettronica da scontrino

In entrambi i casi, il documento emesso deve essere inviato al portale dell’Agenzia delle Entrate.

7. Applicare scontistiche & Promo

Le Promo, spesso legate ai programmi Loyalty, sono un importante strumento di marketing e fidelizzazione per il Retailer.
Il Gestionale deve poter attivare in automatico sul cliente associato alla vendita le promozioni e gli sconti decisi dalla Sede Centrale.

Le promozioni in store variano in base a molti fattori, come il settore merceologico, la tipologia di punto vendita e di Brand. La scelta dell’iniziativa più adatta deve rispondere, dunque, all’obiettivo che ci si prefigge, al tipo di prodotto, ma anche al pubblico che si intende raggiungere.

Più sconti il programma permette di gestire, più la sede può sbizzarrirsi con Promo sempre nuove e accattivanti. Ecco qualche esempio di Promo:

• Sconto sul totale: dal Software di Cassa, si può applicare uno sconto sull’importo totale della vendita.
• Sconto sul singolo articolo: lo sconto non viene attivato su tutto il totale, ma su uno o più articoli che compongono lo scontrino.
• Sconto in denaro: è il classico sconto sui prodotti che può essere espresso in percentuale (-20%) o in valore assoluto (- 10 euro).
• Omaggio: le formule più note sono il 3×2, “paghi 2 e porti a casa 3” e “Se spendi più di una certa cifra, il prodotto meno caro è gratis”.

8. Gestione Resi, Rimborsi e Buoni Merce

Tra gli aspetti della vendita in negozio, c’è anche il reso di uno o più articoli venduti in precedenza.
Un reso, solitamente, viene effettuato a partire dai dati dello scontrino di vendita. Il gestionale dovrebbe consentire di inserire una causale di reso che indichi il motivo per cui quell’articolo viene riportato indietro (per esempio: articolo con difetto, cambio taglia, regalo).
A seconda della causale, si potrà poi effettuare una delle seguenti azioni:

• sostituire l’articolo reso con uno nuovo,
• rimborsare il valore della merce resa,
• emettere un Buono Merce da spendere in seguito in negozio.

9. Lotteria degli scontrini

Iniziativa presente ormai da un po’ di tempo in Italia, la Lotteria degli scontrini nasce per incentivare i pagamenti cashless e contenere l’evasione fiscale.
Per parteciparvi, al momento dell’acquisto è necessario esibire in negozio il proprio codice lotteria. L’esercente acquisisce il codice e lo aggancia allo scontrino tramite un lettore ottico collegato al Registratore Telematico.

Per fare tutto ciò, è necessario che il Software di Cassa abbia una funzionalità per la lettura del codice lotteria e per l’invio dello stesso al Registratore Telematico.

10. Statistiche base sulle vendite

Tenere traccia dei KPI di vendita è una prerogativa di tutti i Retailer, dai più grandi ai più piccoli. I KPI sono gli indicatori chiave di prestazione che descrivono l’andamento di un’azienda. Questi servono soprattutto a misurare gli obiettivi prefissati in un’ottica di continuo accrescimento di Business.

È raro che un Software per il punto cassa metta a disposizione tutti i dati di vendita del negozio o della rete. In effetti, questo tipo di consultazione è utile non tanto per la parte operativa in negozio, ma più per la sede (Titolari, Store Manager, Retail Manager), che deve monitorare le performance dei vari negozi: dalle vendite giornaliere, allo storico acquisti del cliente, alle performance dei venditori.

Per questo motivo, la parte di raccolta dati & analisi è presente solitamente in Piattaforme dedicate o, ancora meglio, in Applicazioni consultabili dallo Smartphone in mobilità.

Tuttavia un Gestionale di Cassa può mettere a disposizione delle statistiche base, che consentano al personale di vendita di controllare le performance giornaliere.

L’evoluzione del Punto Cassa

Abbiamo percorso insieme le funzionalità base indispensabili per gestire la vendita in negozio.

Ma ci sono altre caratteristiche fondamentali oggi imprescindibili per un Software Gestionale di Cassa:

In Cloud

Durante la selezione di un Software Retail, capita spesso di trovarsi davanti a un bivio: meglio un Software in Cloud, oppure no?
La risposta è (e forse la cosa stupirà), che non esistono risposte giuste e risposte sbagliate. Dipende da una serie di fattori.
Però, e questo è innegabile, un Software in Cloud porta una serie di vantaggi interessanti come la sicurezza dei dati, la scalabilità delle performance, i minori costi di manutenzione.

In Mobilità

Il punto Cassa, da sempre fisso e situato nel bancone principale del negozio, ha avuto negli ultimi anni un’evoluzione non indifferente.
Appropriatosi di device come il Tablet, o lo smartphone, ha abbattuto ogni barriera in negozio, portando la vendita in mobilità.
Questo aspetto migliora notevolmente l’assistenza alla vendita perché il Sales Assistant può consigliare capi, consultare le giacenze e addirittura concludere la vendita in qualunque angolo del negozio.

User Friendly

La User Experience, lo studio di come l’utente si approccia a un prodotto, un servizio, un’interfaccia, è a tutti gli effetti l’arma vincente dei servizi digitali.
Un Software, come qualsiasi prodotto digital, non può non tenere conto della grafica e dell’usabilità. Soprattutto quando si parla di vendita in negozio, dove le procedure devono essere veloci e intuitive.

Omnichannel

Cosa vuol dire essere Omnichannel per un Software di Cassa?
L’Omnichannel è un sistema complesso che, per essere attuato, prevede l’interconnessione tra tutti i touchpoint previsti dal Customer Journey.

Il punto Cassa deve essere allineato con gli altri Software Retail coinvolti nelle attività di negozio, sia online che offline, come a esempio:

• il Gestionale di Magazzino,
• il CRM o il CDP,
• l’eCommerce.

Solo in questo modo il cliente può avere un’esperienza fluida con il Brand, in qualunque touchpoint esso si trovi.
Ciò consente di fornire anche servizi “ibridi” come il Click and Collect (comprare online e ritirare in negozio), e di portare a un livello più professionale e consulenziale l’assistente alla vendita, che avrà un quadro sempre più dettagliato delle preferenze di acquisto del cliente.

Questi sono i fattori principali di cui tener conto nella scelta di un Software per gestire la vendita in negozio.
Tuttavia ogni Brand è una realtà a sé, e ricercherà un Gestionale che abbia tutte le funzionalità che soddisfino le proprie esigenze di Business. Se ti interessa conoscere il nostro Software di Cassa per Tablet e vuoi fare una call con i nostri esperti Retail per avere maggiori informazioni sul prodotto, contattaci.