La gestione del magazzino, o Warehouse Management System (WMS), è il fulcro attorno al quale ruota tutta l’organizzazione di grandi e piccole catene Retail.

Tralasciando elementi che diamo per scontati, come la formazione del personale e la sicurezza, le attività e le responsabilità che coinvolgono il magazzino sono molte:

• acquisti
• ricezione e distribuzione della merce
• controllo dello stock
• bilanciamento tra negozi
• riassortimenti
• allineamento dei livelli di stock tra online e offline in tempo reale

Il fulcro attorno al quale ruotano tutte queste attività è uno solo: tenere traccia di tutta la movimentazione delle merci. Per farlo, è necessario dotarsi di strumenti digitali in grado di monitorare la complessità delle operazioni coinvolte nel processo.

In questo articolo parleremo proprio della digitalizzazione di alcuni processi fondamentali per una gestione del magazzino performante:

• Software di gestione magazzino;
• Nuovi modelli per la gestione del magazzino eCommerce;
• Strategie Omnichannel per la gestione dei flussi merci (come l’Order in Store);
• App per la gestione in mobilità dello store e del magazzino;
• Sistemi automatici di riassortimento e bilanciamento dello stock.

Ricorda: la capacità di gestione del magazzino è un fattore fondamentale, che incide sui processi di vendita e sui servizi offerti alla clientela, determinando così il livello di offerta e di servizi di un Brand.

Software per la gestione del magazzino: le funzionalità indispensabili

I Software per la gestione del magazzino sono degli applicativi pensati per tracciare tutti i movimenti in entrata e in uscita dai luoghi di stoccaggio. Il loro compito non è solo quello di monitorare la movimentazione merci, ma di farlo in tempo reale. Infatti, è essenziale che i dati consultati restituiscano un panorama aggiornato per quanto riguarda ordini, giacenze e scorte.

Ecco alcune delle principali funzionalità che un buon Warehouse Management Software dovrebbe avere:

• Gestione anagrafiche, varianti e listini: per gestire schede anagrafiche complete e schede articoli contrassegnate da varianti come colore, taglia, statura ecc.;
• Gestione ordini al fornitore: per caricare ed emettere gli ordini generando, contestualmente all’ordine, l’anagrafica dei nuovi articoli;
• Gestione inventario e scorte: per realizzare inventari globali, parziali o a rotazione;
• Gestione anomalie, resi a fornitore e contenziosi;
• Consultazione giacenze di rete in real time.
• Gestione movimentazione merce (entrate, uscite e trasferimenti)
• Stampa barcode

Una caratteristica immancabile? Che sia un gestionale in Cloud. In questo modo è possibile avere un prodotto costantemente aggiornato e consultabile da qualunque dispositivo, consentendo un monitoraggio del magazzino a 360°.

Magazzino eCommerce: il nuovo modello ibrido

Se fino a qualche tempo fa l’eCommerce era visto come un canale di vendita utile solo al business dei grandi retailer, ora anche catene medie e piccole se ne sono dotate. La pandemia infatti ha evidenziato che avere più canali di vendita è un vantaggio, nel momento in cui uno di essi entra in crisi.

Limitarsi ad aprire un sito eCommerce però non basta. Il lavoro maggiore sta nel riuscire a integrare tra loro il canale di vendita fisico e quello online. Operazione che coinvolge, per forza di cose, la gestione del magazzino. La gestione semplice di un tempo, per la quale “Se è a scaffale, vuol dire che l’articolo è disponibile, o forse ce l’ho nel magazzino sul retrobottega, altrimenti niente”, non è assolutamente più applicabile ai nuovi modelli di vendita.

La comparsa di un nuovo attore sulla scena, il sito eCommerce, ha cambiato le regole del gioco. Questo nuovo touchpoint è andato a impattare significativamente sullo stock del negozio. Specie nel caso di retailer medio-piccoli, che spesso scelgono di mettere a disposizione dell’online la merce che hanno in negozio, così da non dover gestire (anche a livello di costi) un magazzino riservato unicamente all’eCommerce.

Con l’introduzione dell’eCommerce, quindi, la merce disponibile per la vendita in negozio non corrisponde più solo a quella esposta a scaffale più quella presente a magazzino. Ora bisogna calcolare che allo stock va tolta la merce che, contemporaneamente alle vendite in-store, viene venduta online. Ciò significa che lo stock del negozio e lo stock pubblicato sul sito eCommerce devono essere sempre perfettamente allineati. Altrimenti il rischio è di perdere vendite o, peggio ancora, di ricevere un ordine e poi non poterlo soddisfare.

Questa nuova modalità di vendita ibrida pone di certo delle sfide da affrontare. Prima fra tutte, la necessità imprescindibile di avere sotto controllo i livelli di stock, allineati tra online e fisico. Inoltre è indispensabile:

• Conoscere l’esatto numero della merce in magazzino
• Conoscere l’esatto numero della merce disponibile per la vendita
• Appartare e gestire la merce venduta online
• Gestire pacchi e spedizioni ai clienti
• Non vendere in negozio la merce già venduta online

Le soluzioni per attuare efficacemente tale gestione a livello di magazzino sono sostanzialmente due:

1. Organizzare un magazzino dedicato solo alla vendita online. Una soluzione di questo tipo è utilizzata principalmente dai grandi Retailer, che altrimenti non potrebbero gestire correttamente la mole di ordini. In questo caso, la merce non può essere venduta in negozio e ha una gestione completamente separata rispetto allo stock riservato alle vendite in-store.

2. Istituire un magazzino provvisorio in negozio, in cui la merce viene appartata quando viene effettuato un ordine online in attesa della spedizione. In questo modo gli articoli vengono esclusi dalla possibilità di vendita in negozio. Il magazzino si riempie a mano a mano che gli ordini arrivano e si svuota nel momento in cui si procede con le spedizioni. È la soluzione più adottata dai piccoli e medi Retailer, che in questo modo non devono sobbarcarsi il costo di gestione di un ulteriore spazio di stoccaggio.

Per gestire un’organizzazione così complessa, è fondamentale avere un buon programma di gestione magazzino capace di processare in tempo reale e in modo automatico tutte le informazioni necessarie. 

Migliorare la strategia Omnichannel con lo Scaffale Infinito

La compenetrazione di online e offline è di certo il primo vantaggio delle strategie omnicanale. Il passaggio fluido da store virtuale a negozio fisico, e viceversa, con cui vengono riunite insieme le potenzialità di entrambi i canali, è lo strumento ideale per attuare una gestione del magazzino ottimale.

L’Endless Aisle (o Scaffale Infinito) amplia di fatto il concetto di magazzino del negozio. Si tratta di una modalità di acquisto integrata tra il mondo fisico e quello digitale che, come l’eCommerce, poggia le sue basi sul Catalogo Online.

Quando il prodotto richiesto da un cliente non è presente a scaffale, lo staff di vendita può consultare il catalogo online (da pc, smartphone o tablet), verificarne la presenza in magazzino o in altri store della catena, e procedere all’ordine. Quello del cosiddetto “Order in Store” (letteralmente “ordine effettuato in negozio”) è un modo semplice ed efficace per finalizzare una vendita che altrimenti sarebbe andata persa e offrire così nuove modalità di acquisto ai propri clienti.

Come per l’eCommerce, tutto sta nell’avere un sistema di gestione magazzino in grado di mantenere allineati i livelli dello stock tra punto vendita e store online. In un tipo di vendita ibrida come quella dell’Order in Store, è infatti indispensabile che il controllo della movimentazione merci avvenga quanto più possibile in tempo reale.

App gestione magazzino: gestire il magazzino in mobilità

Gestire, organizzare e monitorare tutte le attività retail in mobilità: non solo è possibile, ma anche auspicabile se si vogliono migliorare le performance di vendita dell’intera catena Retail.
Le App dedicate alla gestione del magazzino e, più in generale, alla gestione complessiva degli store, vantano una serie di funzionalità in grado di ottimizzare e migliorare i processi retail.

È in quest’ottica che Sinesy ha sviluppato:

• Stocki, l’applicazione per la gestione del magazzino che permette di gestire tramite smartphone i riscontri merce sia in entrata che in uscita.
• InStore, la Mobile Business Intelligence che consente agli utenti di consultare le informazioni relative allo stock di magazzino, permettendo al contempo di gestire in mobilità lo store a 360 gradi. Dedicata a store manager, capi area e addetti alle vendite, l’App InStore semplifica il monitoraggio delle performance dei singoli negozi e dell’intera rete di vendita. Per il personale in store costituisce un prezioso strumento per assistere il cliente lungo tutto il suo processo di acquisto, massimizzando le opportunità di vendita.

Per saperne di più sulle App dedicate alla gestione del magazzino, leggi l’articolo App gestione magazzino Retail: il controllo merce a portata di smartphone.

Sistemi automatici di riassortimento e bilanciamento dello stock di magazzino

Per avere sotto controllo la gestione del magazzino, ci sono tre informazioni indispensabili, da monitorare in tempo reale:

• ordini emessi
• venduto giornaliero
• merce in stock

Analizzando questi dati, è possibile controllare e bilanciare i riassortimenti su una previsione delle vendite per soddisfare al meglio la domanda della clientela. Ma quando si parla di gestione del magazzino, gli errori di bilanciamento dello stock sono dietro l’angolo.

Per chi lavora nel Fast Fashion, ad esempio, non è facile prevedere la vendibilità degli articoli e la loro conseguente velocità di vendita, rischiando di avere carenze improvvise in magazzino o, al contrario, sovrabbondanza di articoli invenduti. In questo particolare caso, il calcolo della “velocità di vendita” è un valido strumento che può aiutare i retailer a fronteggiare gli andamenti anomali delle vendite. Si tratta di un modello di analisi che permette di reagire tempestivamente all’imprevedibilità della domanda dei consumatori. 

Riassortimento e bilanciamento dello stock sono le azioni vincenti da intraprendere per riequilibrare i livelli della merce nei negozi di catena. L’adozione di sistemi automatici, basati su algoritmi parametrizzabili, è senz’altro la strategia in grado di portare i benefici maggiori nella gestione del magazzino Retail.

Digitalizzazione è ottimizzazione

I sistemi per la gestione automatizzata del magazzino aiutano a semplificare tutta una serie di operazioni che fino a qualche tempo fa venivano svolte manualmente. Il risparmio di tempo che ne deriva è notevole, così come il grado di controllo sulla movimentazione delle merci e sui livelli dello stock a magazzino, negli store e online. Ciascuno dei singoli sistemi dedicati al monitoraggio costante del magazzino offre funzionalità capaci di snellire e ottimizzare il lavoro dello staff di vendita e degli store manager. Garantendo, in questo modo, delle performance superiori all’intera catena Retail.

Per i Retailer, specie se impegnati nel mondo del Fashion, è ormai di importanza vitale dotarsi di software gestionali in grado di unificare le informazioni derivanti da ogni touchpoint (magazzino, negozi, eCommerce…) e renderle disponibili a tutte le figure coinvolte nella gestione dei processi di vendita.

Il Software Retail 4WS di Sinesy è stato pensato proprio per questo: mettere in comunicazione tra loro tutti i canali di vendita strategici per l’organizzazione Retail e semplificare la gestione delle catene di negozi in ottica Omnichannel. 

Visita il sito di 4WS per saperne di più!