Gestire con successo una rete Retail oggi richiede stabilità tecnologica e una visione unificata dei canali di vendita. Quando i punti vendita fisici e l’eCommerce operano come canali isolati, le inefficienze logistiche e il disallineamento dei dati rischiano di rallentare lo sviluppo del business.

In questo scenario, Forpen ha scelto di superare i limiti di un’architettura ormai obsoleta, affidandosi a 4WS. Grazie a questo progetto, il brand ha: unificato lo stock in tempo reale, reso più efficiente la reportistica e ottimizzato l’operatività in negozio, ponendo le basi per sostenere i piani di espansione e di riduzione dei costi operativi.

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1. Forpen: lo stile casual italiano dal 1973
2. La sfida: superare l’incertezza tecnologica per consolidare la crescita
3. La soluzione: un’infrastruttura solida e omnicanale
4. Q&A: parola a Simone Berto, Operation Manager di Forpen
5. Risultati: efficienza operativa e valore strategico

Forpen: lo stile casual italiano dal 1973

Nato 1973, Forpen propone collezioni total look dallo stile casual e formale. Con un posizionamento di prezzo medio, il brand si rivolge a un pubblico trasversale, sia maschile che femminile, compreso nella fascia tra i 30 e i 60 anni.

Oggi l’azienda conta 10 punti vendita monomarca a gestione diretta distribuiti sul territorio nazionale e un canale eCommerce proprietario. Si tratta di una realtà solida, focalizzata sul consolidamento della propria struttura organizzativa, sul miglioramento dell’efficienza in negozio e sull’ottimizzazione dei costi di gestione. Un percorso di crescita che prevede l’apertura di nuovi punti vendita entro il 2027.

La sfida: superare l’incertezza tecnologica per consolidare la crescita

La crescita della rete commerciale ha portato Forpen a confrontarsi con nuove esigenze di integrazione e scalabilità che il precedente sistema, sviluppato su misura per le prime fasi dell’attività, non riusciva più supportare. Per accompagnare lo sviluppo del brand, è emersa quindi la necessità di adottare una piattaforma in grado di garantire un’evoluzione tecnologica costante e un servizio di supporto strutturato a lungo termine.

Le principali sfide da affrontare:

• Continuità del servizio: la mancanza di un servizio di assistenza strutturato a lungo termine, di aggiornamenti di sicurezza e di una roadmap di evoluzione tecnologica del software rappresentava un limite e una criticità per la pianificazione strategica e per l’espansione futura.
• Disallineamento dello stock tra fisico e online: l’assenza di sincronizzazione in tempo reale tra i punti vendita fisici e l’eCommerce creava discrepanze inventariali. Sul sito web venivano visualizzati come disponibili prodotti in realtà già venduti. Di conseguenza, venivano annullati ordini online già pagati, con il relativo carico di rimborsi amministrativi.
• Rallentamenti operativi nei punti vendita: senza un dato di magazzino attendibile e condiviso a sistema, lo staff di vendita doveva ricorrere a verifiche manuali per controllare la disponibilità di taglie e gestire i trasferimenti di stock. Questo processo sottraeva tempo prezioso alla vendita assistita e al servizio alla clientela.

La soluzione: 4WS – un’infrastruttura solida e omnicanale

Per superare i limiti di gestione e garantire stabilità all’intera rete commerciale, Forpen ha scelto 4WS. Il progetto si è concentrato su quattro pilastri fondamentali:

1. Integrazione dello stock in tempo reale: la piattaforma ha unificato i flussi dei 10 punti vendita e del canale eCommerce. Grazie all’allineamento costante delle giacenze, lo store online espone la merce disponibile in rete, azzerando i casi di overselling e le conseguenti cancellazioni degli ordini.
2. Business Intelligence integrata (Qlik): l’introduzione di una reportistica evoluta supporta le decisioni direzionali e operative. Consente di pianificare gli acquisti stagionali tramite modelli previsionali, monitora le performance dei singoli store inviando report sui target di vendita e analizza i comportamenti d’acquisto per definire promozioni mirate.
3. Efficienza economica nella gestione degli inventari: il conteggio delle giacenze viene eseguito all’interno dei singoli punti vendita. Effettuare le rilevazioni in loco, senza dover movimentare i capi verso il magazzino centrale, ha eliminato i costi di trasporto e di logistica, consentendo verifiche più frequenti e garantendo la coerenza dello stock.
4. Flessibilità promozionale: l’emissione automatica su scontrino di buoni sconto mirati, programmabili per periodi specifici dell’anno, aiuta a fidelizzare la clientela e a incentivare il tasso di ritorno in store anche nei mesi di bassa stagione.

Q&A: parola a Simone Berto, Operation Manager di Forpen

Abbiamo intervistato Simone Berto, che ha coordinato in prima persona questo percorso di transizione tecnologica all’interno dell’azienda.

Qual è stato il fattore principale che vi ha spinto a cercare una nuova soluzione?

Simone:  “La spinta principale è stata la ricerca di solidità tecnologica e continuità nel lungo periodo. Il precedente sistema, sviluppato su misura per le nostre prime esigenze, non rispondeva alle complessità attuale del business. Volevamo un partner strutturato che potesse garantirci stabilità, sicurezza dei dati e una costante evoluzione del software, per non rischiare di frenare la nostra crescita.”

In che modo la nuova gestione dell’inventario e del punto cassa ha impattato sull’operatività dei negozi?

Simone: “Prima dovevamo movimentare i capi da ciascun negozio al magazzino centrale per poter effettuare i conteggi. Oggi, con 4WS, eseguiamo le rilevazioni direttamente sul posto, mantenendo lo stock sempre allineato. Inoltre, l’interfaccia di cassa è molto intuitiva, il che semplifica l’operatività quotidiana e rende la formazione del nuovo personale del negozio estremamente veloce.”

Qual è il valore aggiunto della reportistica basata su Qlik per il controllo di gestione?

Simone: “Si tratta di uno strumento strategico. La business intelligence ci consente di elaborare modelli previsionali e piani d’acquisto stagionali basati su dati storici attendibili, supportando concretamente il lavoro dei buyer nella prevenzione dell’overstock. Inoltre, l’invio automatizzato dei report di performance ai punti vendita ci permette di monitorare l’andamento delle vendite rispetto al budget, migliorando il controllo di gestione.”

Come descriveresti la collaborazione e il supporto tecnico ricevuto dal team di 4WS?

Simone: “Siamo molto soddisfatti. La reattività del servizio di assistenza è un fattore differenziante. Consideriamo 4WS un vero partner strategico: ci mette a disposizione una piattaforma in costante evoluzione e un team di professionisti pronto a supportare le nostre esigenze di sviluppo sul mercato.”

Leggi il Case Study completo per scoprire tutti i dettagli del progetto: Forpen – Sicurezza tecnologica e dati in tempo reale con 4WS

Risultati: efficienza operativa e valore strategico

L’adozione di 4WS ha portato benefici misurabili, migliorando sia l’operatività quotidiana dei punti vendita sia la pianificazione strategica della direzione aziendale:

• Ottimizzazione dei tempi e dei processi: l’accesso immediato a dati strutturati ha ridotto i tempi dedicati alla reportistica di back-office, eliminando la necessità di elaborazioni manuali ripetitive. All’interno dei punti vendita, l’allineamento dello stock in tempo reale ha azzerato i tempi d’attesa necessari per le verifiche di magazzino o per coordinare i trasferimenti di merce tra negozi.
• Accuratezza inventariale e riduzione dello stock invenduto: la possibilità di gestire gli inventari in negozio, senza dover movimentare i capi, consente controlli frequenti e precisi. Questa affidabilità del dato, unita alle analisi previsionali della Business Intelligence, permette di pianificare gli acquisti stagionali con precisione, riducendo in modo programmato le rimanenze a fine anno.
• Fidelizzazione e incremento dello scontrino medio: l’analisi dettagliata dello storico d’acquisto ha permesso di strutturare campagne promozionali personalizzate e di attivare dinamiche di couponing automatico sul punto cassa. Questo approccio ha favorito un aumento dello scontrino medio, in particolare sulla clientela fidelizzata del brand.

Per Forpen, il reale ritorno sull’investimento va oltre il risparmio economico immediato: si traduce nella sicurezza di poter pianificare lo sviluppo futuro su basi solide. Con un’architettura IT centralizzata e affidabile, il brand dispone ora degli strumenti necessari per gestire l’operatività quotidiana con flessibilità e coordinare l’apertura dei nuovi punti vendita previsti entro il 2027.

Il futuro è scalabile

Superare la frammentazione dei dati e unificare i canali di vendita è il primo passo per garantire una crescita sostenibile alla propria rete commerciale. Scegliere una piattaforma flessibile e scalabile significa mettere la tecnologia al servizio dei reali obiettivi di business del brand.

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